Cómo anular una factura electrónica del Ministerio de Hacienda

El Ministerio de Hacienda es la entidad encargada de la fiscalización y recaudación del presupuesto público, a partir de este trabajo tiene una de las más importantes tareas funcionales a nivel nacional.

La facturación electrónica está regida por el Ministerio de Hacienda con la finalidad de conocer los movimientos financieros y la validez o anulación que se les puede aplicar a los comprobantes electrónicos.

Existen diferentes aplicaciones de terceros que permiten ejecutar la facturación electrónica tanto su aprobación como anulación de acuerdo a las actividades que se hayan realizado previamente.

Este artículo encontrarás información detallada acerca de cómo anular una factura electrónica del Ministerio de Hacienda, anular factura electrónica por medio de software, datos de las facturas electrónicas y rechazos de facturas electrónicas.

Anular factura electrónica por medio de software.

La utilización de la factura electrónica por medio de software de terceros se ha implementado desde el año 2018 con la finalidad de estandarizar para los años siguientes por medio del Ministerio de Hacienda, la gestión de recaudación y fiscalización de los fondos de orden público.

Las autoridades encargadas y competentes ofrecen la posibilidad de realizar notas débito o crédito con la finalidad de anular facturas electrónicas que contengan errores para su posterior anulación.

Por medio de los siguientes pasos y específicamente con la utilización del software factun se puede anular una factura electrónica especificando errores o inconsistencias en una factura electrónica.

Paso 1.

Se debe acceder al software factun, en dónde, se debe acceder a la opción ingresar ubicada en la esquina superior derecha.

Paso 2.

Se debe contar con credenciales para poder ingresar, las credenciales son generadas por medio de una cuenta con un correo electrónico y contraseña.

Paso 3.

Se debe seleccionar la casilla de sucursal sobre la cual, se quiere realizar la anulación de una factura electrónica.

Paso 4.

Se debe seleccionar la pestaña opción de facturas, la cual, muestra el historial de facturas electrónicas de la cuenta.

Paso 5.

Al verificar el listado, se debe seleccionar e identificar la factura electrónica que se necesita anular.

Además, especifica detalles de la factura electrónica como son enviado o rechazado y sobre las cuales se quiere anular o modificar en el caso de ser posible.

Paso 6.

Por medio de la acción de preservar el documento, el sistema ofrecerá la opción de anular la factura electrónica, este procedimiento se realiza por medio de una nota de crédito.

Paso 7.

Al seleccionar la opción de crear nota de crédito, se debe verificar todos los datos que se han ingresado de forma automática respecto a la información que se ha detallado con anterioridad.

En el casillero nota, se debe especificar la razón respecto a la anulación de la factura electrónica y se debe confirmar con el botón terminar.

Paso 8.

Se debe mostrar un mensaje de confirmación, en caso de realizar de manera correcta los pasos anteriores nos debe mostrar un mensaje de que se ha realizado correctamente el procedimiento.

Paso 9.

Se puede verificar en el historial del listado de notas de crédito y comprobar la anulación de la factura electrónica.

Paso 10.

Al momento de consultar el historial, se puede comprobar la anulación sobre la opción balance el cual debe Mostrar resultados de total cero.

Paso 11.

Por medio de la automatización del software, una de las opciones que se utiliza generalmente es el sistema de facturación para crear notas de crédito directamente, se puede gestionar por medio del botón crear.

Paso 12.

Para acceder a la opción de generar automáticamente facturas electrónicas, se debe adjuntar de forma manual los datos de la factura electrónica.

En caso de contar con registros anteriores, esto se debe habilitar y gestionar de manera automática por medio del software para simplificar los procesos.

Datos de las facturas electrónicas.

El Ministerio de Hacienda ofrece un sinnúmero de información sobre la cual, hay datos específicos que se debe reconocer sobre los comprobantes o facturas electrónicas para gestionarlos de manera correcta.

Tiempo que deben conservarse los comprobantes electrónicos.

Los comprobantes o facturas electrónicos tienen un lapso de duración para conservarse por medio de cinco años según lo establecido en el artículo 109 del código de normas y procedimientos tributarios.

Validez de las facturas electrónicas frente al Ministerio de Hacienda.

Para el Ministerio de Hacienda los efectos tributarios, se especifican sobre la eficacia jurídica y fuerza probatoria que se generan sobre los comprobantes o facturas electrónicas emitidas respecto a la resolución DGT-R 48-2016.

Firma electrónica en facturas electrónicas.

La firma sobre las facturas electrónicas es un mecanismo de seguridad totalmente válido para comprobantes y facturas electrónicas emitidos y permitidos por el Ministerio de Hacienda.

Este tipo de seguridad se emite con la finalidad de verificar e identificar al firmante, vincular jurídicamente al actor del documento y la integridad del mensaje sobre una auditoría interna o externa.

Mecanismos de seguridad admitidos por el Ministerio de Hacienda.

Existen dos mecanismos permitidos por el Ministerio de Hacienda sobre facturas electrónicas.

1. Llave criptográfica del Ministerio de Hacienda.
2. Sello electrónico del Banco Central de Costa Rica y firma digital.

Seguridad de una firma digital.

Existen parámetros que se rigen sobre la seguridad que provee de las propiedades de una forma digital.

1. No repudio, el emisor no puede negar ningún tipo de auditoría.
2. Autenticidad, emisor debe decir quién es y cómo se identifica.
3. Integridad, el documento es auténtico y no se ha modificado.

Factura electrónica y leyendas.

Un mecanismo de seguridad admitido por el Ministerio de Hacienda según la resolución No. DGT-R-48-2016 del 7 de octubre del 2016, admiten la utilización de la leyenda en el final de las facturas electrónicas.

Rechazo de facturas electrónicas.

Existen parámetros en dónde, el Ministerio de Hacienda puede rechazar facturas electrónicas y se debe especificar sobre los errores y cómo se deben facturar para su aprobación.

El listado de las siguientes razones son las causas probables del rechazo de facturas electrónicas.

Primero.

Cuando una factura electrónica no incluye el número de identificación del cliente, es decir, a partir del primero de julio del 2019 como requisito indispensable las facturas deben contar con un número de identificación del receptor.

El Ministerio de Hacienda confirma si la factura ha sido rechazada de acuerdo a los siguientes parámetros.

1. Se debe verificar si la factura que se ha enviado tiene el número de identificación respectivo por parte del receptor.
2. En caso de no contar con el nombre de identificación, editar la información del cliente y se debe incluir el número de identificación.
3. Realizados los pasos anteriormente mencionados, se debe actualizar y se debe crear la factura nuevamente.

Segundo.

Desactualización de la llave criptográfica, es uno de los parámetros que se debe de tener en cuenta cuando, se registra la llave por medio del sistema Huli Practice, esto se genera como causa de una nueva llave criptográfica a través del sistema ATV del Ministerio de Hacienda.

Tercero.

Cuando existe saturación de facturas en el sistema del Ministerio de Hacienda, por lo general los cambios recientes por entradas del impuesto del valor agregado IVA, genera saturación en el sistema del Ministerio de Hacienda.

Es una de las causas probables que generan rechazo de las facturas electrónicas y no se justifique porque tenga algún tipo de error.

Se recomienda esperar un lapso de dos horas y generar nuevamente la factura.

En caso de persistir el problema se debe dirigir a la opción de contáctanos y describir el rechazo del documento.